Les SASC gèrent les relations avec les fournisseurs d'une façon qui permet de renforcer les liens d'affaires de toutes les parties.
Soumissions et contrats
En respectant la directive en matière d’approvisionnement, les SASC et les hôpitaux membres établiront des relations basées sur la confiance et l'échange d’information avec les fournisseurs.
En utilisant une stratégie compétitive équitable et transparente, les SASC entreprendront toutes les négociations de bonne foie et tenteront d'atteindre à la fois les objectifs des fournisseurs et des hôpitaux. Dans le cadre du processus de sélection, les SASC évalueront l’expérience des fournisseurs, les niveaux de service et la qualité des services ou produits recherchés. Les SASC vont privilégier des éléments qui peuvent accroître l’efficacité des membres, comme une satisfaction accrue de la clientèle, des coûts réduits, une qualité supérieure et un meilleur service à la clientèle. Les SASC vont établir des partenariats avec les fournisseurs tout en encourageant un marché sain qui laisse la place aux nouveaux joueurs susceptibles d'ajouter de la valeur. Les contrats seront en moyenne conclus pour une durée de trois ans avec la possibilité de renouveler pour deux années de plus.
Voici un aperçu du processus compétitif des SASC.
- Les appels d'offres pour des produits ou des services de 100 000 $ et plus (années d'option incluses) seront affichés publiquement sur le Portail des appels d'offres de l'Ontario.
- Les appels d'offres pour des produits ou des services de moins 100 000 $ (années d'option incluses) seront affichés publiquement sur le Portail des appels d'offres de l'Ontario ou nous inviterons des fournisseurs à soumissionner.
- Nous formerons un groupe de travail pour évaluer les soumissions en fonction des critères obligatoires, des critères notés et ensuite du prix.
- Nous négocierons le contrat avec le soumissionnaire choisi et afficherons ensuite un avis d’attribution de contrat.
- Les soumissionnaires pourront obtenir un compte rendu du processus par la suite.
HealthPRO Procurement Services Inc.
Les SASC et les hôpitaux membres alignent régionalement leurs activités d’approvisionnement avec l'organisation de groupement d’achats privilégiée (HealthPRO). Les SASC encouragent la communauté de fournisseurs à participer aux initiatives de HealthPRO pour maximiser le volume d’affaires des SASC qui leurs sera attribué.
Rendement des fournisseurs
Les SASC surveillent le rendement des fournisseurs pendant la durée des contrats. Ils organisent des rencontres à des périodes mutuellement propices pour discuter des attentes, par exemple pour la qualité des services, l'exécution des commandes, le délai de réponse aux appels, etc. Ils s'efforcent d'établir de saines communications pour éviter les mésententes et de régler les problèmes de façon proactive.
Relations avec les fournisseurs et les hôpitaux membres
Les SASC souhaitent échanger l’information et les priorités avec les fournisseurs. Comme les SASC s'occupent exclusivement d'approvisionnement, les fournisseurs continueront de rencontrer le personnel responsable des achats dans les hôpitaux membres pour discuter de questions d'opérations, de soutien, etc. Les SASC participeront aux initiatives d'appel d'offres et de contrats et à la gestion des relations avec les fournisseurs.
Les hôpitaux membres envoient des représentants au Comité des opérations (directeurs et gestionnaires de la gestion du matériel) pour faciliter la planification stratégique et communiquer leurs objectifs et leurs défis.